Quy trình Xây dựng Lịch trình, Phiên bản & Báo giá (Itinerary & Quote Builder)

Tổng quan Luồng Nghiệp vụ (Itinerary → Quote)

Trong hệ thống TMS-2026, Lịch trình (Itinerary) là nền móng để xây dựng Báo giá (Quote). Quy trình chuẩn bắt buộc phải đi theo các giai đoạn:

[Giai đoạn 1] Xây dựng Lịch trình (Itinerary)
    ├── Tạo mới (Blank) hoặc Nhân bản từ Mẫu có sẵn (Template / Library)
    ├── ĐỔI NGÀY KHỞI HÀNH (Start Date) CHUẨN XÁC TRƯỚC TIÊN ⚠️
    ├── Quản lý đa phiên bản (New Version v1/v2/v3 & Chọn Active Version ⭐)
    └── Cấu hình chi tiết từng ngày (Điểm tham quan, Bữa ăn, Khách sạn & Loại phòng)
           │
           ▼
[Giai đoạn 2] Xây dựng Báo giá (Quote Builder)
    ├── Tạo Báo giá từ Itinerary (tự động lấy từ Active Version)
    ├── Cấu hình Bảng giá theo số khách (Tier Grid: 2/4/6/8 pax...)
    ├── Kiểm tra Phụ thu phòng đơn (SGL Supplement) & B2B Markup
    └── TẠO BẢN SAO LƯU (CLONE QUOTE) TRƯỚC KHI SYNC ⚠️

Giai đoạn 1: Tạo và Thiết lập Lịch trình (Itinerary)

1. Tạo Lịch trình mới

Có 2 phương thức để tạo Itinerary:

Phương thức	Thao tác	Khi nào sử dụng
Tạo từ đầu (Blank Itinerary)	Vào Itineraries → Create Itinerary → Nhập Tiêu đề, Thị trường (fr/it/en), Số ngày, Ngày bắt đầu → Nhấn Tạo mới.	Áp dụng cho các tour thiết kế theo yêu cầu đặc thù riêng biệt (Tailor-made) chưa có trong thư viện.
Nhân bản từ Tour có sẵn (Copy / Template)	Mở tour mẫu có sẵn trong danh sách hoặc Thư viện → Nhấn nút Duplicate (Nhân bản) hoặc Sao chép lịch trình.	Áp dụng cho các tuyến điểm phổ biến (ví dụ: Tour xuyên Việt 15 ngày, Tour Bắc - Nam 10 ngày). Tiết kiệm 80% thời gian soạn thảo.

⚠️ 2. LƯU Ý BẮT BUỘC KHI NHÂN BẢN (COPY) LỊCH TRÌNH

[!IMPORTANT] PHẢI ĐỔI LẠI NGÀY KHỞI HÀNH (START DATE) CHÍNH XÁC TRƯỚC TIÊN

Khi copy một Itinerary có sẵn, hệ thống sẽ sao chép toàn bộ cấu trúc các ngày. Sales bắt buộc phải vào phần thông tin chung (Overview / Info Sidebar) để đổi lại Ngày khởi hành (Start Date) chuẩn xác theo ngày đi thực tế của khách hàng TRƯỚC KHI bắt đầu chỉnh sửa chi tiết từng ngày.

Lý do: Ngày khởi hành sẽ tự động định hình mốc thời gian cho toàn bộ các ngày tiếp theo trong tour. Nếu bạn sửa khách sạn trước rồi mới đổi ngày sau, giá phòng và phụ phí mùa lễ tết/mùa cao điểm sẽ bị lệch so với hợp đồng nhà cung cấp.

3. Cơ chế Quản lý Phiên bản (Versioning) & Kích hoạt Phiên bản (Active Version)

Trong quá trình tư vấn, khách hàng thường yêu cầu nhiều phương án hành trình khác nhau (ví dụ: Option 1: 10 ngày miền Bắc & Trung; Option 2: 12 ngày có thêm miền Tây; Option 3: Đổi tuyến du thuyền Hạ Long sang Lan Hạ). TMS-2026 hỗ trợ cơ chế Versioning đa tầng cực kỳ linh hoạt.

A. Tạo phiên bản mới (New Version) trong cùng một Cơ hội

Khi cần tạo thêm một phương án điều chỉnh cho cùng khách hàng:

Mở trang chi tiết Itinerary.
Trên thanh công cụ đầu trang (hoặc trong dropdown VersionSelector ở góc trái header), bấm nút “New Version” (Tạo phiên bản mới).
Hộp thoại “Tạo phiên bản mới?” hiện ra:
- Hệ thống thông báo: Bản sao mới sẽ được tạo từ Version hiện tại, giữ nguyên mã Opportunity.
- Nếu bạn đang có chỉnh sửa dở dang chưa lưu, hệ thống sẽ cảnh báo màu vàng để bạn lưu lại trước.
Bấm “Tạo phiên bản mới” → Hệ thống sinh ra phiên bản tiếp theo với số hiệu tăng dần: Version 2 (v2), Version 3 (v3)…
Cơ chế tự động sao chép Báo giá (Active Quote): Khi tạo New Version, hệ thống tự động sao chép toàn bộ các ngày VÀ sao chép luôn cả bản Quote Active đi kèm sang phiên bản mới. Nhờ đó, bạn không phải làm lại báo giá từ đầu mà chỉ cần chỉnh sửa các điểm khác biệt.

(Lưu ý: Nút “New Version” chỉ xuất hiện khi Itinerary đã được gắn với một Opportunity cụ thể; không hiển thị cho các lịch trình độc lập / Standalone).

B. Cơ chế Phiên bản Kích hoạt (Active Version ⭐)

Mỗi Opportunity có thể chứa nhiều phiên bản (v1, v2, v3…), nhưng chỉ có DUY NHẤT 1 phiên bản được đánh dấu là ACTIVE (Primary) tại một thời điểm.

Tại sao Active Version lại quan trọng?
- In Proposal PDF: Hệ thống luôn lấy nội dung và hình ảnh từ Active Version để xuất file gửi khách hàng.
- Tạo Báo giá (Quote): Dữ liệu dịch vụ khi tạo Quote mới sẽ được quét từ Active Version.
- Chuyển đổi sang Booking: Khi bấm Convert to Booking, hệ thống sẽ snapshot chính xác dữ liệu từ Active Version để chuyển giao sang Điều hành (Ops).
Cách đổi Active Version (Set as Active):
1. Nhấp vào dropdown VersionSelector ở góc trái trên cùng trang Itinerary.
2. Danh sách tất cả các phiên bản (v1, v2, v3…) sẽ hiển thị cùng ngày tạo và trạng thái.
3. Bấm chọn phiên bản bạn muốn kích hoạt.
4. Trong menu xuất hiện, bấm “Set as Active” (có biểu tượng ngôi sao màu xanh lá).
5. Phiên bản này lập tức nhận huy hiệu ACTIVE màu xanh lá và trở thành phương án chính thức của deal.

C. Bảng Phân biệt Rạch ròi: New Version vs Duplicate

Rất nhiều Sales mới vào nghề hay nhầm lẫn giữa Tạo phiên bản mới (New Version) và Nhân bản tour (Duplicate). Bảng sau giúp bạn phân biệt chính xác:

Tiêu chí so sánh	Tạo phiên bản mới (New Version)	Nhân bản lịch trình (Duplicate)
Mục đích sử dụng	Tạo các phương án A/B/C để so sánh cho cùng một khách hàng / deal.	Lấy tour mẫu để bán cho khách hàng khác, hoặc lưu vào kho tour mẫu công ty.
Mã cơ hội (Opportunity ID)	GIỮ NGUYÊN — tất cả các version cùng nằm trong Opportunity đó.	TÁCH RỜI HOÀN TOÀN (`opportunity_id = null`), trở thành tour độc lập.
Số hiệu phiên bản	Tăng dần: v1 → v2 → v3…	Reset về Version 1 (v1).
Lựa chọn ngày sao chép	Sao chép toàn bộ 100% các ngày của phiên bản nguồn.	Linh hoạt: Cho phép sao chép toàn bộ hoặc chỉ chọn một số ngày tùy ý qua Day Selector.
Vị trí nút thao tác	Nút “New Version” trên thanh toolbar hoặc trong menu VersionSelector.	Nút “Duplicate” trong menu ba chấm ở danh sách Itineraries hoặc trang chi tiết.

Sau khi đã chọn đúng phiên bản cần chỉnh sửa và có khung ngày chính xác, Sales mở từng ngày trên lịch trình để cấu hình chi tiết:

Lịch trình tham quan (Day Content): Nhập nội dung điểm tham quan hoặc kéo thả từ thư viện Day Library vào.
Khách sạn (Hotel Selection):
- Chọn khách sạn lưu trú cho từng đêm.
- Cấu hình loại phòng (Room Type): Chọn chính xác loại phòng trong hợp đồng (ví dụ: Superior, Deluxe, Suite, Family).
- Cấu hình phân bổ phòng (Room Configuration): Chọn số lượng phòng DBL (1 giường đôi), TWN (2 giường đơn), TRP (phòng 3 người) hoặc Family Room phù hợp với cơ cấu đoàn của khách.
Bữa ăn & Dịch vụ đi kèm: Tích chọn bữa ăn (B: Sáng, L: Trưa, D: Tối) và các dịch vụ xe vận chuyển, hướng dẫn viên, vé thắng cảnh.

Giai đoạn 2: Tạo và Tính toán Báo giá (Quote Builder)

Khi lịch trình (Active Version) đã hoàn chỉnh đầy đủ dịch vụ và khách sạn, Sales chuyển sang tab Quotes trên trang chi tiết Itinerary để tạo báo giá.

1. Tạo Báo giá mới từ Itinerary

Nhấn nút “Tạo báo giá mới” — hệ thống cung cấp 2 lựa chọn:

Lựa chọn	Khi nào dùng
Tạo mới từ Itinerary	Lần đầu tạo báo giá cho Itinerary này. Hệ thống tự động quét toàn bộ dịch vụ, khách sạn từ các ngày trong Active Version để nạp vào Quote.
Sao chép bản mới nhất (Clone)	Khi đã có sẵn 1 bản báo giá (v1) và muốn tạo thêm phương án khác (v2) để so sánh (ví dụ: đổi khách sạn 4 sao sang 5 sao) nhưng muốn giữ nguyên các tuỳ chỉnh giá đã có.

5. Bảng giá theo số lượng khách (Tier Grid)

Trong Quote Builder, giá được cấu hình theo từng cột mức khách (Tier) để phục vụ các quy mô đoàn khác nhau.

Ví dụ: Đoàn khách gia đình thường cần xem giá cho mức 2 pax, 4 pax, 6 pax, 8 pax:

Dòng hiển thị	2 pax	4 pax	6 pax	8 pax
Tổng chi phí (Total Cost)	2.400 €	3.600 €	4.500 €	5.200 €
Giá bán / người (DBL)	1.200 €	900 €	750 €	650 €
SGL Suppl. (Phụ thu phòng đơn)	+350 €	+350 €	+350 €	+350 €

Header cột: {N} pax (số lượng khách trong đoàn).
Giá/pax (DBL): Giá bán tính trên mỗi khách ngủ phòng đôi (2 người/phòng). Khi số lượng khách tăng lên, chi phí xe và hướng dẫn viên được chia đều cho nhiều người nên giá trên mỗi pax sẽ giảm dần.
Lưu ý: Cột Tier là mức giá theo SỐ LƯỢNG KHÁCH, hoàn toàn không liên quan đến hạng sao khách sạn.

6. Phụ thu phòng đơn (SGL Supplement)

Khi trong đoàn có khách yêu cầu ngủ phòng riêng một mình (hoặc đoàn có số lẻ khách):

Nhãn hiển thị: SGL Suppl.
Công thức tính:
$$\text{SGL Supplement} = \text{Giá 1 phòng đơn thực tế} - \text{Giá nửa phòng đôi (DBL chia đôi)}$$
Khoản tiền này sẽ được cộng thêm vào giá bán của riêng khách ở phòng đơn, hiển thị rõ ràng trên Proposal gửi khách hàng.

7. Chỉnh sửa Thủ công & Quản lý Giá

Sales có thể nhấp trực tiếp vào bất kỳ ô giá hoặc ô số lượng nào trong bảng để điều chỉnh thủ công:

Ô được sửa thủ công sẽ được đánh dấu để phân biệt với giá tự động lấy từ hợp đồng.
Nút “Tính toán” (trên thanh header dính) giúp cập nhật lại toàn bộ bảng tính sau khi bạn sửa đổi.

8. Lưu và Kích hoạt Báo giá (Active Quote)

Trên thanh công cụ phía trên trang Quote Editor có các nút điều hướng:

Nút / Trạng thái	Ý nghĩa
Chưa lưu báo giá	Badge màu vàng cảnh báo đang có dữ liệu chỉnh sửa chưa được lưu lại.
Lưu báo giá	Nhấn để mở hộp thoại lưu: chọn “Chỉ lưu” (lưu nháp) hoặc “Kích hoạt & Lưu” (đánh dấu đây là Quote Active chính thức).

Quy tắc Active Quote: Mỗi Itinerary chỉ có duy nhất 1 Quote Active. Bản Quote Active sẽ là bản duy nhất được nhúng vào Proposal PDF gửi cho khách và được dùng để Convert sang Booking điều hành.

⚠️ 9. LƯU Ý SỐNG CÒN: TẠO BẢN COPY (CLONE) TRƯỚC KHI SYNC LẠI QUOTE

[!CAUTION] BẮT BUỘC TẠO BẢN SAO CHÉP (CLONE) TỪ QUOTE ACTIVE TRƯỚC KHI NGHĨ ĐẾN VIỆC SYNC

Khi lịch trình (Itinerary) có sự thay đổi (thêm ngày, xoá ngày, đổi dịch vụ) và bạn cần cập nhật lại báo giá:

BƯỚC 1 (SỐNG CÒN): Vào tab Quotes → Bấm nút “Tạo báo giá mới” → Chọn “Sao chép bản mới nhất” để tạo ra một bản Quote dự phòng an toàn (ví dụ: Quote v2).

BƯỚC 2: Sau khi đã có bản sao lưu an toàn, bạn mới thực hiện thao tác Sync từ Itinerary trên bản Quote cần cập nhật.

LÝ DO: Khi đã bấm Full Sync hoặc Sync ghi đè, toàn bộ các tuỳ chỉnh giá thủ công, công thức tính phụ thu riêng biệt hoặc các ghi chú đặc biệt bạn đã dày công thiết lập trước đó sẽ bị XÓA SẠCH HOÀN TOÀN theo dữ liệu mới của Itinerary và HOÀN TOÀN KHÔNG CÓ CÁCH NÀO KHÔI PHỤC LẠI ĐƯỢC DỮ LIỆU CŨ.